Syfte och mål
Börja med att definiera ett klart och tydligt syfte och mål med er konferens innan du går vidare med planeringen. Det är så många beslut som är helt beroende på vilket mål och syfte ni har med ert möte.
Budget
Sätt en budget för konferensen och tänk på alla delar som behöver ingå. Transporter, måltider, externa talare, aktiviteter, DJ’s, dryck m.m.
Konferenanläggning
när du ska välja konferenaanläggning är det viktigt att tänka på det totala antalet deltagare, hur många som kommer bo över. Av de som bor kvar över natten kommer kunna dela dubbelrum eller ska alla ha enkelrum. Hur är det med transporter till och från konferensanläggningen, behöver ni ordna med transporter eller går det att åka med kommunala färdmedel. Har konferensanläggningen de tekniska förutsättningarna som ni behöver i konferenslokalerna?
Välja datum
Kan låta som en enkel sak men ju större en konferens är desto svårare är det att hitta datum när alla deltagare kan (eller i varje fall så många som möjligt) samt att konferensanläggningar har möjlighet att ta emot. Planerar ni även att ta in externa talare så gäller det att deras tillgänglighet matchar med de valda datumen. Viktigt att tänka på olika skollov såsom sportlov, påsklov där det är olika lovveckor för olika områden. Har ni deltagare från flera länder så behöver du dubbelkolla datumen med dessa länder också så att det inte är helgdag i det landet just på det datum som du planerat.
Externa talare
Att bjuda in externa talare för att motivera medarbetarna är väldigt ofta uppskattat. Innan ni bokar talare så gå tillbaka till syftet och målet med konferensen, se till att det finns en klar koppling till talaren och det han/hon kommer att prata om och ert syfte/mål med konferensen.
Övernattning
Beroende på budget och hur kulturen är i ert företag så får man anpassa boendet på konferensen till deltagarnas önskemål. Om personer kan tänka sig att dela dubbelrum så går det att kraftigt minska kostnaden för konferensen. Det kan också vara så att tillgängligheten på just den konferensanläggning som ni vill boka inte kan ta emot er om ni inte lägger en viss del av personalen i delade dubbelrum
Mat och dryck
Tänk igenom när konferensen börjar och slutar. Anländer alla direkt på morgonen första dagen vid kl 08.00 så är det uppskattat att direkt erbjuda frukost och kaffe. Är det senare på förmiddagen kan det vara en enklare fika. Ska lunchen vara vegetarisk, i bufféformat eller serveras sittande. Ska det serveras måltidsdrycker, vin, öl, eller enbart bubbelvatten. Middagen, hur många rätter och ska det var vinpaket till middagen? Om ni har kick-off och planerar att vara igång sent på natten, ska det erbjudas vickning efter midnatt?
Teknik i konferenslokalen
Vilka behov kommer ni ha av teknik i konferenslokalerna? Behöver ni flera olika projektorer som visar olika presentationer under konferensen. Ska ni jobba med stor filer eller spela upp videofilmer över internet, vilket typ av bandbredd behövs på det trådlösa nätverket och ut på internet. Kommer alla deltagare vara på plats eller är det några som behöver ansluta via onlinemöte. Hur kan ni ge så bra upplevelser som möjligt till dessa personer?
Transporter
Vad är kraven för transport till och från anläggningen. Anländer vissa av deltagarna med flyg, tåg, bil? Behöver det ordnas med busstransporter från en central plats dit alla får mötas upp eller är det var och en som åker bil direkt till konferensanläggningen.
Utvärdering
Efter konferensen är det viktigt att göra en utvärdering och förstå hur upplevelsen var för deltagarna. Tänk på att fråga om alla delar av konferensen, innehållet i konferensen, värdet med externa talare, aktiviteter såsom teambuilding, logi och måltider, konferenslokaler m.m.
Planera för att det kommer gå fel
Planer för det som inte får inträffa. Vad händer om det blir riktigt dåligt väder så att flyg ställs in, vägar går inte att köra på, externa talare blir sjuka, VD’n som ska inleda konferensen går inte att få tag på. Ju mer ni har planerat för det oplanerade desto bättre kommer konferensen att kunna genomföras.
Hållbarhet
Tänk på hållbarhet i alla delar av konferensen. Allt från bästa sättet att transporteras till och från anläggningen. Att välja en miljöcertifierad hållbar konferensanläggning.
