Boka konferens i Stockholm: Så gör du det hållbart och miljövänligt

konferens i Norra Stockholm

Inledning

Att boka en konferens innebär mer än att bara hitta en tillgänglig lokal och sätta ett datum. Idag är det allt viktigare att tänka på hållbarhet och miljöpåverkan i varje aspekt av vår verksamhet, och konferenser är inget undantag. Om du planerar att boka en konferens i Stockholm och vill göra det på ett miljövänligt sätt, har du kommit rätt. I detta inlägg kommer vi att utforska olika sätt att arrangera en grön och hållbar konferens, från att välja den rätta lokalen till att erbjuda hållbara transportalternativ för dina deltagare. Så om det är dags att boka konferens i Stockholm, här är din guide till att göra det på det mest hållbara sättet möjligt.

1. Varför hållbarhet är viktigt när du bokar en konferens

När det kommer till att boka konferenser, går tankarna ofta först till logistik, pris och innehåll. Men i en tid där klimatförändringar och hållbarhet är på allas läppar, kan vi inte längre ignorera den miljöpåverkan som stora sammankomster kan ha. Varje val vi gör – från lokal till mat och transport – har en inverkan på vår planet. Och som arrangör har du inte bara en chans, utan ett ansvar, att minimera denna inverkan.

Statistiskt sett genererar konferenser ofta en betydande mängd avfall och koldioxidutsläpp. Enligt en rapport från Svenska Möten, genererade svenska möten och konferenser nästan 1 miljon ton koldioxidutsläpp under 2019. Det är en siffra som inte kan ignoreras, speciellt när det finns många hållbara alternativ att överväga. Trafikanalys fick i uppdrag av Regeringen att se hur bättre och smartare transporter kan minska påverkan på växthusgaserna (Rapport: Förslag som leder till transportsektorns klimatomställning). Rapporten finns att ladda ner här

Om du är på väg att boka en konferens i Stockholm, har du en unik möjlighet att sätta en ny standard för hur evenemang kan och bör arrangeras. Stockholm erbjuder en rad miljöcertifierade konferenslokaler, innovativa lösningar för hållbar transport och lokala leverantörer som prioriterar ekologisk mat och dryck.

Att tänka hållbart är inte längre ett val, det är en nödvändighet.

2. Välj den rätta konferensanläggningen

En av de första och mest kritiska stegen när du ska boka en konferens i Stockholm är att välja den rätta anläggningen. Men hur vet man vilken anläggning som är mest lämplig för en hållbar konferens? Här är några faktorer att tänka på:

Miljöcertifieringar

En konferensanläggning med en eller flera miljöcertifieringar är ofta ett bra val. Dessa certifieringar, såsom Svanen, ISO 14001 och Green Key, indikerar att anläggningen har implementerat åtgärder för att minimera sin miljöpåverkan.

Tillgänglighet

Konferensanläggningens geografiska läge kan spela en stor roll i dess totala koldioxidavtryck. Är det enkelt för deltagarna att nå anläggningen via kollektivtrafik eller andra hållbara transportalternativ? Om inte, detta skulle kunna öka evenemangets koldioxidutsläpp markant.

Energianvändning

Fråga om konferensanläggningen använder förnybar energi eller har effektiva energisparande åtgärder som LED-belysning, energisnåla apparater och smarta termostater.

Avfallshantering

Ett hållbart evenemang producerar minimalt med avfall, och ett bra sätt att uppnå detta är att välja en anläggning som redan har ett effektivt system för sortering och återvinning.

Lokala samarbeten

Samarbetar konfernsanläggningen med lokala leverantörer för mat och material? Att stödja lokala företag kan inte bara minska transportavstånden och därmed utsläppen, men också hjälpa den lokala ekonomin.

När du bokar din konferens i Stockholm, är det värt att investera tid i att noga välja en konferensanläggning som uppfyller dessa kriterier. Inte bara för att minska ditt evenemangs miljöpåverkan, utan också för att signalera till dina deltagare att hållbarhet är viktigt för dig och ditt företag.

3. Hållbara transportalternativ

När du har valt den perfekta konferensanläggningen för din hållbara konferens, är nästa steg att fundera över hur dina deltagare kommer att ta sig till och från evenemanget. Transport är en av de största källorna till koldioxidutsläpp, så det är viktigt att tänka igenom detta noggrant. Lyckligtvis är Stockholm en stad som erbjuder flera hållbara transportalternativ, vilket gör det enklare för dig när du ska boka en konferens i Stockholm.

Kollektivtrafik

Stockholm har ett välutvecklat system av tunnelbanor, bussar och pendeltåg. Uppmuntra dina deltagare att använda kollektivtrafiken genom att tillhandahålla detaljerade vägbeskrivningar.

Cykel och gång

Om din konferenslokal ligger i stadskärnan kan det vara enkelt och praktiskt för deltagarna att gå eller cykla. Stockholm har utmärkta cykelvägar och gångstråk, så överväg att inkludera dessa alternativ i din kommunikation.

Samåkning och El-bilar

Om kollektivtrafik eller cykling inte är praktiska alternativ, kan du uppmuntra till samåkning eller användning av el-bilar. Det finns flera tjänster och appar som underlättar detta.

Flygtransport

Om du har internationella deltagare som kommer att flyga in, överväg att kompensera för deras flygresor genom att investera i koldioxidkompensation eller uppmuntra dem att göra det själva.

Att tänka på hållbara transportalternativ är inte bara bra för planeten, men det sänder också en stark signal om ditt företags engagemang för hållbarhet. När du planerar att boka en konferens i Stockholm, se till att inkludera dessa alternativ i din planering för att minimera evenemangets miljöpåverkan.

4. Mat och dryck: Ekologiska och lokala val

En ofta förbisedd aspekt av hållbarhet på konferenser är valet av mat och dryck. Vad som serveras kan ha en enorm inverkan på din konferens’ koldioxidavtryck. När du är i processen att boka en konferens i Stockholm, kom ihåg att det finns flera sätt att göra ditt evenemang mer hållbart i detta avseende.

Ekologiska alternativ

Att välja ekologiska matalternativ kan ha en markant positiv effekt på din konferens’ miljöavtryck. Ekologisk mat är odlat utan syntetiska bekämpningsmedel eller genmodifierade organismer och tenderar att vara snällare mot jorden. Det innebär oftast också mindre vattenförbrukning och mindre förorening av vattendrag. Det är därför viktigt att kontrollera med  konferensanläggningen om de kan erbjuda ekologiska alternativ.

Säsongens råvaror

Att använda råvaror som är i säsong kan göra en stor skillnad. Mat som är i säsong kräver vanligtvis mindre energi för att växa och har ofta hämtats från närliggande områden, vilket minskar behovet av långväga transporter. Detta kan vara en utmärkt punkt att diskutera med konferensanläggningen för att se om de kan anpassa menyn efter vad som är tillgängligt och i säsong.

Välj en konferensanläggning som minskar matsvinn

Matsvinn är en stor miljöbov, och därför bör du välja en konferensanläggning som har ett aktivt arbete kring detta. Fråga anläggningen hur de hanterar överbliven mat—doneras den till välgörenhet, komposteras eller återvinns den på något annat sätt? Vissa konferensanläggningar har digitala system som hjälper dem att mäta och minska svinn, vilket kan vara en stark indikator på deras engagemang i hållbarhetsfrågor.

Dryck och andra alternativ

Om möjligt, välj lokalt producerade drycker och undvik engångsflaskor. Detta minskar transportkostnader och avfall.

Genom att göra dessa hållbara val kan du inte bara minimera din konferens’ miljöpåverkan, men också förbättra dess rykte som en ansvarsfull och medveten verksamhet. När du ska boka en konferens i Stockholm, var därför noga med att inkludera dessa överväganden i din planering.

5. Skapa en hållbar agenda och aktivitetsprogram

När du har gått igenom transport och matval, är det dags att titta på själva innehållet i din konferens. En hållbar agenda går hand i hand med hållbara val på andra områden och förstärker din organisations engagemang i miljöfrågor. Här är några aspekter att tänka på när du bokar en konferens i Stockholm.

Digitala program och material

Försök att minimera användningen av papper genom att erbjuda en digital agenda och andra konferensmaterial. Det finns flera appar och plattformar som kan hjälpa dig att digitalisera dessa element, vilket också gör det enklare för deltagarna att hålla reda på schemat.

Inkludera hållbarhetsfrågor i programmet

Om möjligt, inkludera talare eller paneler som fokuserar på hållbarhetsfrågor. Detta kommer inte bara att utbilda och engagera dina deltagare men också förstärka ditt företags engagemang i miljöfrågor.

Hållbara aktiviteter och workshoppar

Kanske kan du inkludera en workshop om hur man minskar sitt koldioxidavtryck eller en aktivitet som inkluderar lokal natur, som en guidad promenad i en närliggande skog. Detta kan vara ett utmärkt sätt att bryta isen och få folk att tänka på hållbarhet på ett praktiskt sätt.

Utvärdera och följ upp

Efter konferensen, skicka ut en digital utvärdering för att få feedback på de hållbara elementen i evenemanget. Detta ger dig inte bara värdefull insikt om vad som fungerade bra och vad som kan förbättras, men det fortsätter också att höja medvetenheten kring hållbarhet.

Att inkludera dessa aspekter i din konferensagenda kommer att förbättra evenemangets övergripande hållbarhet och göra det till en mer engagerande och tankeväckande upplevelse för alla inblandade. När du planerar att boka en konferens i Stockholm, se till att din agenda reflekterar dessa hållbara mål.

6. Kommunikation och marknadsföring: Framhäv ditt hållbara engagemang

Det räcker inte bara med att genomföra en hållbar konferens; det är lika viktigt att kommunicera det effektivt till deltagarna och andra intressenter. Detta ökar medvetenheten och kan även bidra till att stärka ditt varumärke. Här är några råd att följa när du bokar en konferens i Stockholm.

Transparent kommunikation

Var öppen om ditt engagemang för hållbarhet, och om möjligt, dela siffror och fakta som visar på din inverkan. Detta bygger förtroende och visar att du tar ditt ansvar på allvar.

Använd sociala medier

Sociala medier är ett utmärkt verktyg för att snabbt och enkelt kommunicera med deltagarna. Dela bilder och inlägg som visar de hållbara aspekterna av din konferens, från maten till talarna och aktiviteterna.

Pressmeddelanden och blogginlägg

Uppdatera din hemsida med information om konferensens hållbarhetsinitiativ, eller publicera ett pressmeddelande för att uppmärksamma ditt engagemang. Detta är inte bara bra för SEO men också för att öka din synlighet och trovärdighet.

Partnerskap med hållbara varumärken

Om din konferens sponsras eller har partnerskap, försök att samarbeta med företag eller organisationer som också är kända för sina hållbara initiativ. Detta förstärker budskapet och ger båda parter en PR-fördel.

Uppföljning och feedback

Efter konferensen, dela med dig av en hållbarhetsrapport som belyser vad som uppnåddes under evenemanget i termer av minskad miljöpåverkan. Detta kan inkludera allt från minskat avfall till deltagarnas feedback om de hållbara initiativen.

Att effektivt kommunicera ditt hållbara engagemang kan ha en långtgående effekt och hjälpa dig att bygga ett starkt varumärke. När du bokar en konferens i Stockholm, glöm inte att inkludera dessa kommunikationsstrategier i din övergripande plan.

7. Efter Evenemanget: Hur du upprätthåller en hållbar inverkan

Efter att ha investerat tid och resurser i att göra din konferens så hållbar som möjligt, är det viktigt att inte sluta där. Det finns flera sätt att säkerställa att de goda vanorna och lärdomarna från din konferens får en långsiktig inverkan. Här är några steg att ta när du har bokat och genomfört en konferens i Stockholm.

Uppföljning och Utvärdering

Börja med att sammanställa all relevant data och feedback för att utvärdera konferensens miljöpåverkan. Det kan inkludera energiförbrukning, matsvinn, och transportdata. Detta ger dig en tydlig bild av var du lyckades och var det finns utrymme för förbättring.

Återkoppling till Deltagarna

Skicka en uppföljningse-post till deltagarna där du summerar konferensens hållbarhetsinitiativ och delar eventuell data som visar den faktiska inverkan. Detta förstärker budskapet och hjälper deltagarna att känna sig delaktiga.

Fortsatt Kommunikation

Håll konversationen igång genom att regelbundet uppdatera din webbsida och sociala mediekanaler med fortsatt information och tips om hållbarhet. Detta hjälper till att hålla ämnet top-of-mind och engagera din publik.

Planering för Framtiden

Använd informationen och erfarenheterna från denna konferens när du planerar framtida evenemang. Varje konferens är en möjlighet att förbättra och finjustera ditt hållbarhetsarbete.

Sprid Budskapet

Överväg att skapa en fallstudie eller ett whitepaper om dina hållbarhetsansträngningar som du kan dela med andra organisationer. Detta är inte bara bra för att bygga ditt eget varumärke, men det hjälper också att sprida goda exempel och bästa praxis i branschen.

Genom att ta dessa steg, säkerställer du att din konferens har en positiv och långvarig inverkan långt efter att evenemanget är över. Så när du nästa gång planerar att boka en konferens i Stockholm, gör det med hållbarhet som en integrerad del av din strategi.

Vi hjälper dig gärna med att välja rätt hållbar konferensanläggning med hållbara kommunikationsvägar som passar just ert företag. Sök bland våra utvalda anläggningar alternativt kontakta oss direkt

sep 5, 2023

VAD ROLIGT ATT VI FÅR FÖRTROENDET ATT HJÄLPA ER!

Du har visat intresse för erbjudandet Boka konferens i Stockholm: Så gör du det hållbart och miljövänligt


Vill du att vi förutom att plocka in denna offert presenterar fler liknande anläggningar?

Ja tack! Gärna fler baserat på:

Kontakta oss

+46 8 98 46 00

info@konferensbokarna.se

VAD ROLIGT ATT VI FÅR FÖRTROENDET ATT HJÄLPA ER!

Du har visat intresse för anläggningen Boka konferens i Stockholm: Så gör du det hållbart och miljövänligt


Vill du att vi förutom att plocka in denna offert presenterar fler liknande anläggningar?

Ja tack! Gärna fler baserat på:

Kontakta oss

+46 8 98 46 00

info@konferensbokarna.se

VAD ROLIGT ATT VI FÅR FÖRTROENDET ATT HJÄLPA ER!

Fyll i formuläret nedan så sammanställer vi inom några timmar kostnadsfritt ett antal offerter från anläggningar som stämmer överens med era specifika önskemål.

Kontakta oss

+46 8 98 46 00

info@konferensbokarna.se