Full kontroll på varje
konferenskrona
Med ett ramavtal hos Konferensbokarna får ni samlad fakturering, statistik per avdelning, automatiska avbokningspåminnelser och en dedikerad kontaktperson – utan en enda krona i kostnad.
Konferenskostnader är svåra att ha koll på
Utan ett samlat avtal hanterar varje avdelning sina bokningar på sitt sätt – med spretiga fakturor, missade avbokningar och ingen helhetsbild.
Inga siffror att luta sig mot
Utan samlad statistik vet ni inte vad ni spenderar på konferenser, vilka avdelningar som konfererar mest eller vad snittkostnaden per deltagare egentligen är.
Dussintals leverantörsfakturor
Varje konferensanläggning fakturerar separat. Ekonomiavdelningen hanterar massor av fakturor per bokning – och ingen stämmer av mot policy automatiskt.
Missade avbokningsfönster
Avbokningsreglerna varierar: 75 % av kostnaden vid avbokning senare än 3 månader, 100 % vid kortare varsel. En missad påminnelse kostar tusentals kronor.
Policy efterlevs inte
Utan en central kanal bokar medarbetare ofta utan att följa budget, hållbarhetskrav eller riktlinjer – och det märks inte förrän fakturan kommer.
Krånglig momshantering
Konferens och representation har olika momsregler. Gränsdragningen är otydlig och felkonterade kostnader leder till onödig skattemässig risk.
Spretiga kontakter och ansvar
Varje bokning hanteras av olika medarbetare, mot olika anläggningar, utan gemensam kanalstrategi. Ingen äger helheten.
Allt ni behöver – ingenting ni inte behöver
Ramavtalet med Konferensbokarna är alltid kostnadsfritt för er som kund.
Samlad faktura
Istället för ett dussintal leverantörsfakturor per månad samlar vi alla bokningar i en enda faktura. Ni väljer faktureringsfrekvens och fördelning per kostnadsställe.
Automatiska avbokningspåminnelser
Vi bevakar alla era bokningars avbokningsregler och skickar proaktiva påminnelser i god tid innan kostnadsfri avbokning inte längre är möjlig.
Statistik per avdelning & kostnadsställe
Se exakt vad varje avdelning spenderar på konferenser. Identifiera vilka kostnadsställen som är störst och jämför snittkostnad per deltagare över tid.
Policyefterlevnad vid varje bokning
Er mötes- och inköpspolicy matas in i systemet. Varje förfrågan kontrolleras mot era riktlinjer – budget, hållbarhet, reseavstånd – innan bokning bekräftas.
Momsrådgivning & korrekt kontosättning
Vi vägleder er kring avdragsregler för konferens vs. representation (max 300 kr exkl. moms per person), 12 % vs. 25 % momssats och korrekt bokföring.
Dedikerad kontaktperson
Ni har alltid en namngiven expert som lär känna ert företags behov, preferenser och budget. Inga callcenters – en person som äger er relation och era bokningar.
Det CFO:n faktiskt vill ha koll på
Konferensbokningar är sällan en prioriterad post – men summerat över ett år är de ofta en av de större diskretionära kostnaderna i ett medelstort företag. Med ett ramavtal synliggör ni dem och kan agera på dem.
Ni ser vilka avdelningar som konfererar oftast, vilka som väljer dyra anläggningar, var ni betalar mest per deltagare – och kan sätta rimliga riktmärken.
Från avtal till full kontroll på fyra steg
Teckna ramavtal
Vi kartlägger er konferensprofil: volym, budgetramar, hållbarhetskrav och önskad rapportering. Avtalet är kostnadsfritt och kan sägas upp när som helst.
Er policy registreras
Er mötes- och inköpspolicy matas in i systemet. Varje bokning kontrolleras automatiskt mot era riktlinjer innan ni får offert.
Bokningar & bevakning
Medarbetare skickar förfrågningar till er dedikerade kontaktperson. Vi hanterar allt – offert, bekräftelse, ändringar och avbokningspåminnelser.
Rapport & samlad faktura
Ni får en samlad faktura och en kvartalsvis statistikrapport. Full insyn – ingen manuell administration.
Redo att ta kontroll på era konferenskostnader?
Teckna ett kostnadsfritt ramavtal idag. Vi ringer upp, kartlägger er situation och sätter upp allt – ni märker ingenting förrän statistiken börjar rulla in.
- ✓ Ingen bindningstid
- ✓ Kostnadsfritt för er som kund
- ✓ Kommer igång inom 1–2 dagar
- ✓ Dedikerad kontaktperson från dag ett