Vanliga frågor

Konferensbokarna är en oberoende konferensförmedling som hjälper svenska företag och organisationer att hitta, jämföra och boka rätt konferensanläggning – helt kostnadsfritt. Vi fungerar som er personliga mötesrådgivare: ni berättar om era behov och önskemål, vi söker bland våra 170+ samarbetsanläggningar och presenterar de alternativ som passar bäst. Ni väljer, vi bokar.

Det kostar ingenting för er som kund. Tjänsten är alltid kostnadsfri och ni betalar inte ett öre mer än om ni hade kontaktat anläggningen direkt. Ni betalar anläggningen direkt efter genomförd konferens – precis som vanligt.

Det finns flera fördelar: Ni sparar tid – istället för att ringa runt till tio anläggningar skickar ni en förfrågan och får jämförbara offerter samlat. Ni får bättre överblick – alla offerter är uppbyggda på samma sätt så det är enkelt att jämföra. Vi kan ibland förhandla fram bättre villkor tack vare vårt samarbete med anläggningarna. Och vi bevakar avbokningsfönster och hjälper er vid eventuella ändringar.

Ja. Vi har inga exklusivavtal med enskilda anläggningar och väljer aldrig anläggning baserat på vad som är bäst för oss – utan vad som passar er bäst utifrån era krav på läge, kapacitet, typ av anläggning och budget. Om ingen av de första förslagen passar söker vi vidare tills vi hittar rätt.

Vi hjälper er att boka konferensanläggningar i hela Sverige – från Stockholm, Göteborg och Malmö till Norrland, Skåne, Västkusten, Mälardalen och mer däremellan. Oavsett om ni vill ha ett centralt cityhotell, en lantlig herrgård, en sjönära anläggning eller något mitt i naturen hittar vi alternativ.

Processen är enkel och sker i fyra steg: (1) Ni skickar en förfrågan via formuläret på hemsidan eller ringer oss. (2) Vi kontaktar er kort för att stämma av detaljer och skickar sedan förfrågningar till matchande anläggningar. (3) Ni får samlade, jämförbara offerter – oftast samma dag. (4) Ni väljer anläggning, vi bokar och skickar en förmedlingsbekräftelse till er och anläggningen.

Offerter levereras redan samma dag för förfrågningar som inkommer under kontorstid (mån–fre 08:30–17:00). På bara några timmar får ni en samlad överblick med jämförbara alternativ. För brådskande ärenden kan ni alltid ringa oss på 08-98 46 00 så prioriterar vi er.

Ju mer information desto bättre förslag. Det viktigaste är: önskat datum (eller datumintervall), antal deltagare, geografiskt önskemål (stad/region), typ av konferens (dagkonferens eller med övernattning), önskad möteslokalskapacitet och eventuell budget. Har ni speciella önskemål om exv. spa, utomhusmöjligheter, kollektivtrafiknärhet eller hållbarhetsprofil är det bra att nämna det.

Absolut. Om ni redan har en eller flera favoritanläggningar som ni vill jämföra, eller en anläggning ni besökt tidigare, kan ni ange det i förfrågan. Vi kan också boka anläggningar som inte finns i vårt standardnätverk om ni önskar det.

Ja. Om ni vill se en eller flera anläggningar på plats innan slutgiltigt beslut bokar vi in visningsrunder. För exv. VD-assistenter som ska boka ledningsgruppsmöten är visningsrundor mer regel än undantag. Vi följer med om ni önskar det.

När ni bestämt er skickar vi en förmedlingsbekräftelse till er och till den valda anläggningen. Det är en sammanfattning av bokningen – datum, antal deltagare, rum, måltider och överenskommet pris. Anläggningen tar sedan över och kontaktar er för detaljplanering. Fakturan skickas till er direkt från anläggningen efter genomförd konferens.

Vi samarbetar med över 170 kvalitetssäkrade konferensanläggningar i Sverige. Urvalet spänner från centralt belägna stadskonferenshotell och mötescentra till lantliga herrgårdar, sjönära anläggningar, spa-hotell och unika naturmiljöer.

Vi bokar alla typer av mötesplatser: konferenshotell, dagkonferenslokaler, herrgårdar och slott, spa & health-anläggningar, kursanläggningar, kongresscenter, skärgårdsanläggningar och unika naturboenden. Oavsett om ni söker formellt, kreativt eller naturnära hittar vi alternativ.

Vi besöker anläggningarna löpande och samlar in utvärderingar efter varje genomförd konferens inom fem områden: lokaler, mat & dryck, service, teknik och läge. Anläggningar som inte håller måttet tas bort från nätverket. Ni kan ta del av kundbetygen direkt på respektive anläggningssida.

Vår primära spetskompetens är Sverige. Kontakta oss om ni behöver hjälp med en konferens utomlands – i många fall kan vi hänvisa till samarbetspartners i Norden och Europa.

Offerten specificerar normalt: hyra av konferenslokal, teknisk utrustning (projektor, skärm, whiteboard, mikrofon), fika och måltider enligt önskemål, samt vid övernattning hotellrum och frukost. Alla offerter som vi presenterar är uppbyggda identiskt så att ni enkelt kan jämföra totalkostnad och vad som ingår.

Priset varierar kraftigt beroende på anläggning, ort, standard och innehåll. Som riktmärke kostar en dagkonferens (lokal + fika + lunch) ungefär 500–900 kr per person och dag. En konferens med övernattning (dagkonferenspaketet plus rum och middag) ligger ofta på 1 800–3 500 kr per person och natt. Vi hjälper er att hitta rätt prisklass för er budget.

Betalning sker direkt till konferensanläggningen – inte till Konferensbokarna. Fakturan skickas av anläggningen efter att konferensen genomförts, om inte annan överenskommelse gjorts. Betalningsvillkor (förskott, fakturadatum etc.) framgår av bokningsavtalet med anläggningen.

Ibland ja. Vi vet när anläggningar har lägre beläggning och kan erbjuda rabatterade priser. Vid sena avbokningar hos anläggningarna behöver de ofta fylla luckor snabbt och kan då erbjuda förmånliga priser. Vi känner marknaden och vet vilka anläggningar som är förhandlingsbara.

Konferens och representation regleras olika skattemässigt. För intern konferens (inga externa gäster) är kostnaderna i regel avdragsgilla för momsen om konferensen uppfyller Skatteverkets krav (minst 6 timmar program per dag). För representation gäller en gräns på max 300 kr exkl. moms per person och tillfälle för avdrag. Momssatsen varierar – 25 % på konferenslokaler och 12 % på mat och logi. Läs vår kompletta guide: Hur ska man bokföra en konferens? Vi rekommenderar er också att stämma av med er revisor.

Avbokningsreglerna regleras i bokningsavtalet med anläggningen – Konferensbokarna är förmedlare och part i avtalet är ni och anläggningen. Generellt gäller: kostnadsfri avbokning långt i förväg (ofta 4–12 veckor eller mer), och en trappa med ökande avgifter ju närmre konferensdatumet avbokning sker. Vid avbokning kortare än 4 veckor före start är det vanligt med 75 % av bokningsvärdet, och 100 % om avbokning sker mycket nära inpå. Villkoren framgår alltid av bokningsbekräftelsen.

Ändringar i deltagarantal behöver meddelas anläggningen skriftligt. De flesta anläggningar accepterar justeringar utan kostnad om det sker i god tid. Nära inpå konferensdatumet kan minskning av deltagarantal medföra en avbokningsavgift för den avbokade delen. Kontakta oss så hjälper vi er att hantera ändringen mot anläggningen.

Ja, i de flesta fall kan man flytta en bokning, men det är alltid anläggningens villkor som gäller. Kontakta oss så snart ni vet att ni behöver flytta – ju tidigare desto bättre förutsättningar för att hitta en lösning utan extra kostnad.

De mest populära konferensperioderna är höst (september–november) och vår (mars–maj). Under dessa perioder bokas kapaciteten snabbt och det krävs ofta längre framförhållning – ibland 4–6 månader. Juni, juli och december är generellt lättare att hitta ledigt och ibland billigare. Vi hjälper er att scanna av tillgängligheten oavsett säsong.

Vi hjälper till med alla typer av affärsmöten och event: dagkonferenser, flerdagarskonferenser med övernattning, styrelsemöten, kick-offer, teambuilding, utbildningsdagar, frukostseminarier, kongresser, personalfester och kombinerade konferens- och eventevenemang. Oavsett storlek – från 5 till 500+ deltagare.

Ja. Utöver att hitta rätt anläggning för er kick-off kan vi hjälpa er att boka aktiviteter som passar gruppen – äventyr, sport, kreativa workshops, matlagningskurser, musikquiz eller andra teambuilding-upplägg. Vi samarbetar med aktivitetsbolag runt om i Sverige.

Ja. Vi har ett nätverk av inspirationsföreläsare, branschtalare, ledarskapscoacher och konferencier. Berätta vilken typ av kompetens ni söker och vilken ton ni vill sätta så tar vi fram förslag som passar er konferens.

Ja. Vi kan boka gemensam buss- eller båttransport för er grupp. Resan kan dessutom bli en del av konferensupplevelsen – lägg till en musikquiz, frågesport eller annan aktivitet under transporten så blir resan en rolig del av helheten.

Absolut. Vi har erfarenhet av stora kongresser och event och har tillgång till anläggningar som rymmer upp till flera tusen deltagare. För stora event rekommenderar vi att kontakta oss i god tid – gärna 6–12 månader i förväg.

Ett ramavtal innebär att ert företag kanaliserar alla konferensbokningar via Konferensbokarna under strukturerade former. Fördelarna är: en dedikerad kontaktperson som lär känna era behov, statistikrapporter per avdelning och kostnadsställe, automatiska avbokningspåminnelser som sparar pengar, och full policykontroll vid varje bokning. Passar särskilt bra för företag med återkommande konferensbehov.

Nej. Ramavtalet är kostnadsfritt för er som kund – precis som vår grundtjänst. Det finns ingen bindningstid och ni kan säga upp avtalet när som helst.

Med en vanlig bokning hanterar ni varje konferens för sig. Med ett ramavtal får ni dessutom: en namngiven kontaktperson, kvartalsvisa statistikrapporter, automatisk bevakning av avbokningsfönster, er mötespolicy registrerad i systemet (så alla bokningar kontrolleras mot era riktlinjer), och möjlighet till samlad fakturering. Det passar företag som konfererar regelbundet och vill ha bättre kontroll och överblick.

Från att ni kontaktar oss till att allt är uppsatt tar det normalt 1–2 dagar. Vi bokar ett introduktionsmöte, kartlägger er konferensprofil och registrerar er policy. Därefter är allt klart och era medarbetare kan börja skicka förfrågningar.