Med ett ramavtal hos Konferensbokarna får ni full insyn i era konferenskostnader, automatiska påminnelser innan avbokningsfönster stänger, samlad fakturering och anpassad statistik per avdelning – helt kostnadsfritt för er.
Utan ett samlat avtal hanterar varje avdelning sina bokningar på sitt sätt – med spretiga fakturor, missade avbokningar och ingen helhetsbild för ekonomiavdelningen.
Utan samlad statistik vet ni inte vad ni spenderar på konferenser, vilka avdelningar som konfererar mest eller vad snittkostnaden per deltagare egentligen är.
Varje konferensanläggning fakturerar separat. Ekonomiavdelningen hanterar massor av fakturor per bokning – och ingen stämmer av mot policy automatiskt.
Avbokningsreglerna varierar: 75 % av kostnaden vid avbokning senare än 3 månader, 100 % vid kortare varsel. En missad påminnelse kostar tusentals kronor.
Utan en central kanal bokar medarbetare ofta utan att följa budget, hållbarhetskrav eller riktlinjer – och det märks inte förrän fakturan kommer.
Konferens och representation har olika momsregler. Gränsdragningen är otydlig och felkonterade kostnader leder till onödig skattemässig risk.
Varje bokning hanteras av olika medarbetare, mot olika anläggningar, utan gemensam kanalstrategi. Ingen äger helheten.
Ramavtalet med Konferensbokarna är alltid kostnadsfritt för er. Vi finansieras av provision från anläggningarna och kan därmed ge er ett komplett tjänsteerbjudande utan kostnad.
Se exakt vad varje avdelning spenderar på konferenser, mötestyp för mötestyp. Identifiera vilka kostnadsställen som är störst och jämför snittkostnad per deltagare över tid.
CFO-favoritIstället för ett dussintal leverantörsfakturor per månad samlar vi alla bokningar i en enda faktura. Ni väljer faktureringsfrekvens och fördelning per kostnadsställe.
EkonomitjänstVi bevakar alla era bokningars avbokningsregler och skickar proaktiva påminnelser i god tid innan kostnadsfri avbokning inte längre är möjlig. Ni slipper betala för möten som ställs in.
PengasparareEr mötes- och riktlinje-policy matas in i vårt system. Varje förfrågan kontrolleras mot era riktlinjer – budget, hållbarhet, reseavstånd – innan bokning bekräftas.
ComplianceVi vägleder er kring avdragsregler för konferens vs. representation (max 300 kr exkl. moms per person), 12 % vs. 25 % momssats och hur kostnaderna bokförs korrekt.
SkattemässigtNi har alltid en namngiven expert som lär känna ert företags behov, preferenser och budget. Inga callcenters – en person som äger er relation och era bokningar.
Konferensbokningar är sällan en prioriterad post – men summerat över ett år är de ofta en av de större diskretionära kostnaderna i ett medelstort företag. Med ett ramavtal synliggör ni dem och kan agera på dem.
Ni ser vilka avdelningar som konfererar oftast, vilka som väljer dyra anläggningar, var ni betalar mest per deltagare – och kan sätta rimliga riktmärken.
Se exempelrapportVarje kvartal sammanställer vi en rapport anpassad efter era mål – eller ni kan begära en ad hoc när som helst.
Se exakt vilka avdelningar som driver konferenskostnaderna och jämför mot budget.
Identifiera dyra mötestyper och anläggningar – och sätt rimliga riktmärken per kategori.
Se var ni faktiskt konfererar och om prisbild stämmer mot förhandlade rabatter.
Spåra ekomärkta anläggningar, avstånd, kollektivtrafiknärhet och era hållbarhetsmål.
Vi redovisar varje gång en avbokningspåminnelse ledde till en kostnadsfri avbokning – ni ser svart på vitt vad ramavtalet sparar.
Vi kartlägger er konferensprofil: volym, budgetramar, hållbarhetskrav och önskad rapportering. Avtalet är kostnadsfritt och kan sägas upp när som helst.
Er mötes- och inköpspolicy matas in i systemet. Varje bokning kontrolleras automatiskt mot era riktlinjer innan ni får offert.
Medarbetare skickar förfrågningar till er dedikerade kontaktperson. Vi hanterar allt – offert, bekräftelse, ändringar och avbokningspåminnelser.
Ni får en samlad faktura och en kvartalsvis statistikrapport. Full insyn – ingen manuell administration.
Teckna ett kostnadsfritt ramavtal idag. Vi ringer upp, kartlägger er situation och sätter upp allt – ni märker ingenting förrän statistiken börjar rulla in.
Ingen bindningstid. Kostnadsfritt för er. Finansierat av provision från anläggningarna.