Innledning
Å bestille en konferanse innebærer mer enn bare å finne et ledig lokale og fastsette en dato. I dag blir det stadig viktigere å ta hensyn til bærekraft og miljøpåvirkning i alle deler av virksomheten, og konferanser er intet unntak. Hvis du planlegger å bestille en konferanse i Stockholm og ønsker å gjøre det på en miljøvennlig måte, har du kommet til rett sted. I dette innlegget tar vi for oss ulike måter å organisere en grønn og bærekraftig konferanse på, fra valg av konferanselokale til bærekraftige transportalternativer for deltakerne. Så hvis det er på tide å bestille en konferanse i Stockholm, får du her en guide til hvordan du kan gjøre det på en så bærekraftig måte som mulig.
1. Hvorfor bærekraft er viktig når du bestiller en konferanse
Når man skal bestille konferanser, tenker man først og fremst på logistikk, pris og innhold. Men i en tid der klimaendringer og bærekraft er på alles lepper, kan vi ikke lenger ignorere miljøpåvirkningen som store samlinger kan ha. Hvert eneste valg vi tar - fra sted til mat og transport - påvirker planeten vår. Og som arrangør har du ikke bare en mulighet, men også et ansvar for å minimere denne påvirkningen.
Statistisk sett genererer konferanser ofte betydelige mengder avfall og karbonutslipp. Ifølge en rapport fra Svenska Möten genererte svenske møter og konferanser nesten 1 million tonn karbondioksidutslipp i 2019. Dette er et tall som ikke kan ignoreres, særlig når det finnes mange bærekraftige alternativer. Trafikanalys har på oppdrag fra regjeringen sett på hvordan bedre og smartere transporter kan redusere påvirkningen av klimagasser (Rapport: Förslag som leder till transportsektorns klimatomställning). Rapporten kan lastes ned her
Hvis du skal arrangere en konferanse i Stockholm, har du en unik mulighet til å sette en ny standard for hvordan arrangementer kan og bør arrangeres. Stockholm tilbyr en rekke miljøsertifiserte konferanselokaler, innovative løsninger for bærekraftig transport og lokale leverandører som prioriterer økologisk mat og drikke.
Bærekraftig tenkning er ikke lenger et valg, men en nødvendighet.
2. Velg riktig konferansesenter
Et av de første og viktigste stegene når du bestiller en konferanse i Stockholm, er å velge riktig konferanselokale. Men hvordan vet du hvilket lokale som egner seg best for en bærekraftig konferanse? Her er noen faktorer du bør ta hensyn til:
Miljøsertifiseringer
Et konferansesenter med en eller flere miljøsertifiseringer er ofte et godt valg. Slike sertifiseringer, som Svanen, ISO 14001 og Green Key, viser at anlegget har iverksatt tiltak for å minimere miljøpåvirkningen.
Tilgjengelighet
Konferansesenterets geografiske beliggenhet kan ha stor betydning for det totale karbonfotavtrykket. Er det enkelt for deltakerne å komme seg til konferansesenteret med offentlig transport eller andre bærekraftige transportalternativer? Hvis ikke, kan dette øke arrangementets karbonutslipp betydelig.
Energibruk
Spør om konferansesenteret bruker fornybar energi eller har effektive energisparetiltak som LED-belysning, energieffektive apparater og smarte termostater.
Avfallshåndtering
Et bærekraftig arrangement produserer minimalt med avfall, og en god måte å oppnå dette på er å velge et sted som allerede har et effektivt sorterings- og resirkuleringssystem.
Lokalt samarbeid
Samarbeider konferansesenteret med lokale leverandører av mat og materialer? Å støtte lokale bedrifter kan ikke bare redusere transportavstandene og dermed utslippene, men også hjelpe den lokale økonomien.
Når du bestiller konferanse i Stockholm, er det verdt å bruke tid på å velge et konferanselokale som oppfyller disse kriteriene. Ikke bare for å redusere arrangementets miljøpåvirkning, men også for å signalisere til deltakerne at bærekraft er viktig for deg og din virksomhet.
3. Bærekraftige transportalternativer
Når du har valgt det perfekte konferansestedet for din bærekraftige konferanse, er neste skritt å tenke på hvordan deltakerne skal komme seg til og fra arrangementet. Transport er en av de største kildene til karbonutslipp, så det er viktig å tenke nøye gjennom dette. Heldigvis er Stockholm en by som tilbyr flere bærekraftige transportalternativer, noe som gjør det enklere for deg å bestille en konferanse i Stockholm.
Offentlig transport
Stockholm har et godt utbygd system av T-bane, busser og pendeltog. Oppfordre deltakerne til å bruke offentlig transport ved å gi dem en detaljert veibeskrivelse.
Sykling og gåing
Hvis konferanselokalet ligger i sentrum, kan det være enkelt og praktisk for deltakerne å gå eller sykle. Stockholm har utmerkede sykkel- og gangveier, så vurder å inkludere disse alternativene i kommunikasjonen.
Samkjøring og elbiler
Hvis kollektivtransport eller sykling ikke er praktiske alternativer, kan du oppfordre til samkjøring eller bruk av elbil. Det finnes flere tjenester og apper som legger til rette for dette.
Lufttransport
Hvis du har internasjonale deltakere som skal fly, bør du vurdere å kompensere for flyreisene deres ved å investere i klimakvoter eller oppfordre dem til å gjøre det selv.
Å tenke på bærekraftige transportalternativer er ikke bare bra for planeten, det sender også et sterkt signal om bedriftens engasjement for bærekraft. Når du planlegger å bestille en konferanse i Stockholm, bør du ta med disse alternativene i planleggingen for å minimere arrangementets miljøpåvirkning.
4. mat og drikke: økologiske og lokale alternativer
Et ofte oversett aspekt ved bærekraft på konferanser er valget av mat og drikke. Hva som serveres kan ha stor innvirkning på konferansens karbonavtrykk. Når du er i ferd med å bestille en konferanse i Stockholm, bør du huske på at det finnes flere måter å gjøre arrangementet ditt mer bærekraftig på.
Økologiske alternativer
Å velge økologisk mat kan ha en betydelig positiv effekt på konferansens miljøavtrykk. Økologisk mat dyrkes uten syntetiske sprøytemidler eller genmodifiserte organismer og er ofte mer skånsom mot jorda. Det betyr som regel også mindre vannforbruk og mindre forurensning av vannveier. Det er derfor viktig å sjekke med konferansearrangøren om de kan tilby økologiske alternativer.
Sesongbaserte ingredienser
Å bruke ingredienser som er i sesong kan utgjøre en stor forskjell. Mat som er i sesong, krever som regel mindre energi å dyrke og er ofte hentet fra nærliggende områder, noe som reduserer behovet for langtransport. Det kan være lurt å diskutere dette med konferansesenteret for å se om de kan tilpasse menyen etter hva som er tilgjengelig og i sesong.
Velg et konferansesenter som reduserer matsvinn
Matsvinn er en stor miljøsynder, og derfor bør du velge et konferansesenter som har et aktivt forhold til dette. Spør konferansesenteret hvordan de håndterer matrester - doneres de til veldedige formål, komposteres de eller resirkuleres de på annen måte? Noen konferansesentre har digitale systemer som hjelper dem med å måle og redusere avfallsmengden, noe som kan være en god indikator på deres engasjement for bærekraft.
Drikkevarer og andre alternativer
Velg om mulig lokalproduserte drikkevarer og unngå engangsflasker. Det reduserer transportkostnadene og avfallet.
Ved å ta disse bærekraftige valgene kan du ikke bare minimere konferansens miljøpåvirkning, men også styrke konferansens omdømme som en ansvarlig og bevisst virksomhet. Når du bestiller en konferanse i Stockholm, bør du derfor ta disse hensynene med i planleggingen.
5. Utarbeide en bærekraftig agenda og et bærekraftig aktivitetsprogram
Når du har tatt stilling til transport og mat, er det på tide å se på selve innholdet i konferansen. En bærekraftig agenda går hånd i hånd med bærekraftige valg på andre områder og forsterker organisasjonens miljøengasjement. Her er noen aspekter du bør tenke på når du bestiller en konferanse i Stockholm.
Digitale programmer og digitalt materiale
Prøv å minimere bruken av papir ved å tilby en digital agenda og annet konferansemateriell. Det finnes flere apper og plattformer som kan hjelpe deg med å digitalisere disse elementene, noe som også gjør det enklere for deltakerne å holde oversikt over timeplanen.
Inkludere bærekraftsspørsmål i programmet
Inkluder om mulig foredragsholdere eller paneler som fokuserer på bærekraft. Dette vil ikke bare utdanne og engasjere deltakerne, men også styrke bedriftens engasjement i miljøspørsmål.
Bærekraftige aktiviteter og workshops
Kanskje du kan inkludere en workshop om hvordan du kan redusere karbonavtrykket ditt, eller en aktivitet som involverer den lokale naturen, for eksempel en guidet tur i en skog i nærheten. Dette kan være en fin måte å bryte isen på og få folk til å tenke på bærekraft på en praktisk måte.
Evaluere og følge opp
Etter konferansen kan du sende ut en digital evaluering for å få tilbakemelding på de bærekraftige elementene i arrangementet. Dette gir deg ikke bare verdifull innsikt i hva som fungerte bra og hva som kan forbedres, men bidrar også til å øke bevisstheten om bærekraft.
Hvis du inkluderer disse aspektene i konferanseagendaen, vil det bidra til å gjøre arrangementet mer bærekraftig og til en mer engasjerende og tankevekkende opplevelse for alle involverte. Når du planlegger å bestille en konferanse i Stockholm, bør du sørge for at agendaen gjenspeiler disse bærekraftige målene.
6. kommunikasjon og markedsføring: fremhev ditt bærekraftige engasjement
Det er ikke bare nok å arrangere en bærekraftig konferanse, det er også viktig å kommunisere den effektivt til deltakere og andre interessenter. Det øker bevisstheten og kan også bidra til å styrke varemerket ditt. Her er noen tips du kan følge når du bestiller en konferanse i Stockholm.
Åpen kommunikasjon
Vær åpen om ditt engasjement for bærekraft, og hvis mulig, del tall og fakta som viser hvordan du påvirker miljøet. Dette skaper tillit og viser at du tar ansvaret ditt på alvor.
Bruk sosiale medier
Sosiale medier er et ypperlig verktøy for å kommunisere raskt og enkelt med deltakerne. Del bilder og innlegg som viser de bærekraftige aspektene ved konferansen, fra maten til foredragsholderne og aktivitetene.
Pressemeldinger og blogginnlegg
Oppdater nettsiden din med informasjon om konferansens bærekraftstiltak, eller send ut en pressemelding for å gjøre oppmerksom på ditt engasjement. Dette er ikke bare bra for SEO, men også for å øke synligheten og troverdigheten din.
Partnerskap med bærekraftige merkevarer
Hvis konferansen er sponset eller har partnerskap, bør du prøve å samarbeide med bedrifter eller organisasjoner som også er kjent for sine bærekraftige initiativer. Dette forsterker budskapet og gir begge parter en PR-fordel.
Overvåking og tilbakemelding
I etterkant av konferansen kan du dele en bærekraftrapport som viser hva som ble oppnådd i løpet av konferansen når det gjelder redusert miljøpåvirkning. Dette kan omfatte alt fra avfallsreduksjon til deltakernes tilbakemeldinger på de bærekraftige tiltakene.
Å kommunisere effektivt om det bærekraftige engasjementet ditt kan ha stor effekt og bidra til å bygge en sterk merkevare. Når du bestiller en konferanse i Stockholm, må du ikke glemme å inkludere disse kommunikasjonsstrategiene i den overordnede planen.
7. etter arrangementet: Hvordan opprettholde en bærekraftig effekt
Når du har investert tid og ressurser i å gjøre konferansen din så bærekraftig som mulig, er det viktig å ikke stoppe der. Det finnes flere måter å sikre at de gode vanene og erfaringene fra konferansen får en langsiktig effekt. Her er noen tips til hva du kan gjøre når du har bestilt og gjennomført en konferanse i Stockholm.
Overvåking og evaluering
Begynn med å samle alle relevante data og tilbakemeldinger for å evaluere konferansens miljøpåvirkning. Dette kan omfatte energiforbruk, matsvinn og transportdata. Dette vil gi deg et klart bilde av hvor du har lykkes og hvor det er rom for forbedringer.
Tilbakemelding til deltakerne
Send en oppfølgings-e-post til deltakerne der du oppsummerer konferansens bærekraftstiltak og deler data som viser den faktiske effekten. Dette forsterker budskapet og bidrar til at deltakerne føler seg involvert.
Fortsatt kommunikasjon
Hold samtalen i gang ved å jevnlig oppdatere nettstedet og sosiale medier med informasjon og tips om bærekraft. Dette vil bidra til å holde temaet i fokus og engasjere publikum.
Planlegging for fremtiden
Bruk informasjonen og erfaringene fra denne konferansen når du planlegger fremtidige arrangementer. Hver konferanse er en mulighet til å forbedre og finjustere bærekraftsarbeidet.
Spre budskapet
Vurder å lage en casestudie eller et white paper om bærekraftsarbeidet ditt som du kan dele med andre organisasjoner. Det er ikke bare bra for merkevarebyggingen, men bidrar også til å spre gode eksempler og beste praksis i bransjen.
Ved å ta disse stegene sikrer du at konferansen din har en positiv og varig innvirkning lenge etter at arrangementet er over. Så når du neste gang planlegger å bestille en konferanse i Stockholm, gjør det med bærekraft som en integrert del av strategien.
Vi hjelper deg gjerne med å velge det bærekraftige konferansesenteret med bærekraftige kommunikasjonsveier som passer for din bedrift. Søk blant våre utvalgte anlegg eller kontakt oss direkte.
